De VrouwenCursusWeken (hierna VCW te noemen) zijn een jaarlijks terugkerende activiteit binnen het Nivon. De activiteit vindt plaats in een Natuurvriendenhuis. In de maand november, gedurende twee achtereenvolgende midweken, ontvouwt zich een identiek programma, voor telkens ongeveer 48 deelneemsters. De inhoud richt zich op de positie van vrouwen in onze samenleving en heeft een educatief en vormend karakter. In het programma is tevens plaats voor ontspanning en cultuur en natuurbeleving.

De aanmeldprocedure richt zich nadrukkelijk op oude èn nieuwe deelneemsters. De organisatie van de VCW streeft daarbij naar een instroom van 1/3 deel nieuwe deelneemsters. Voor de definitie van ‘oude deelneemsters’ hanteert de organisatie een omschrijving van deelname vanaf 2 jaar geleden.

De organisatie van de VCW pretendeert gelijke kansen voor deelname en hanteert ter ondersteuning een transparante werkwijze, op naam van de aanmelder. Het is daarom niet toegestaan om onderling een vervangende plaatsing te regelen bij onverhoopte uitval van een deelneemster.

De aanmeldprocedure is gedigitaliseerd en verloopt stapsgewijs. Het bevat de onderdelen belangstellingsregistratie, aanmelden, reservering, wachtlijst, plaatsing, definitieve deelname, betalen en annuleren.

Voor de deelneemsters die geen e-mail adres/internet hebben en er ook via derden geen gebruik van kunnen maken, geldt een uitzondering. Alleen zij kunnen zich telefonisch aanmelden zoals bij stap 1.d is beschreven. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de vrijwillige inzet van de aanmeldfunctionaris Nivon VCW.

Stap 1 = Belangstellingsregistratie
1.a Voor iedereen geldt dat de VCW vooraf worden aangekondigd in de maart editie van de Toorts. Nieuwe deelneemsters maken hun belangstelling kenbaar door een e-mail te sturen naar nivon.vcw@gmail.com.

1.b Begin mei ontvangen oude en nieuwe deelneemsters een e-mail met informatie over de aanmelding.

1.c Ook wordt in de mei editie van de Toorts meer informatie gegeven over de VCW en over de start van de aanmeldprocedure. Iedereen die belangstelling heeft voor de VCW kan daarop reageren via nivon.vcw@gmail.com.

1.d Belangstellenden, die niet over een e-mail adres/internet kunnen beschikken, informeren zich over de aanmelding door te bellen naar de aanmeldfunctionaris NivonVCW: 0613555556.

Stap 2 = Aanmelden
De informatiebrief die wordt genoemd in ‘Stap 1’ bevat informatie over datum en tijd waarop de inschrijving is geopend. Deze informatie is tevens te vinden op de website https://vcw.nivon.nl. Aanmelden vindt plaats via de aanmeldknop op deze website. In uitzonderlijke situaties, zoals bij ‘Stap 1.d’ is beschreven, vindt telefonische aanmelding plaats.

Stap 3 = Reservering
De aanmeldingen worden op volgorde van tijdstip van aanmelden gereserveerd waarbij wordt bewaakt dat er 1/3 deel nieuwe deelneemsters instroomt. In de praktijk betekent dit 2 typen aanmeldings- c.q. deelnemerslijsten die telkens onderling gewogen dienen te worden op voldoende instroom van nieuwe deelneemsters.

Stap 4 = Plaatsing
Uiterlijk 4 dagen na de reservering wordt de plaatsing bevestigd. Niet geplaatste deelneemsters ontvangen informatie dat zij op de wachtlijst zijn geplaatst. De geplaatste deelneemsters ontvangen een uitnodiging om hun deelname te bevestigen.

Stap 5 = Wachtlijst
Per week kunnen maximaal 48 deelneemsters deelnemen. Boventallige deelneemsters worden op volgorde van tijdstip van aanmelden op een wachtlijst geplaatst.

Bij vrijgekomen plaatsen tot 3 weken voor de aanvang van de VCW ontvangen de eerste 5 deelneemsters op de wachtlijst een uitnodiging om zich binnen 5 dagen aan te melden. Daarvan krijgt de hoogst geplaatste op de wachtlijst de plek aangeboden. Als deze niet wordt geaccepteerd wordt de eerst volgende benaderd enz .tot er geen deelneemsters meer op de wachtlijst staan.

Vanaf 3 weken voor aanvang van een cursusweek worden deelneemsters op de wachtlijst telefonisch benaderd op volgorde van de wachtlijst. De eerste deelneemster die toezegt krijgt de plek.

Stap 6 = Definitieve deelname
Nadat de plaatsing is bevestigd heeft de deelneemster 14 dagen bedenktijd of zij definitief zij definitief wil deelnemen aan de VCW. Na deze bedenktijd zijn de Nivon VCW annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Stap 7 = Betalen/betaaltermijnen
Na het besluit tot definitieve deelname ontvangt de deelneemster één factuur voor het totale bedrag. De bedragen voor deelname aan de VCW 2025 zijn: €325 voor leden, €385 voor niet-leden en €210 voor tientjes-leden. De op de factuur vermelde inschrijvingskosten bedragen minimaal 15% van het totale bedrag. Het totale bedrag van de deelnemersbijdrage kan in maximaal twee termijnen worden betaald en dient uiterlijk 8 weken voor de aanvang van de VCW te zijn voldaan. Bij plaatsing binnen deze termijn, dient de gehele factuur 3 weken na bevestiging van deelname te zijn betaald.

Annulering door deelneemster

Annulering van deelname dient te gebeuren per e-mail naar aanmeldsecr.@nivon.nl. Dit is aangegeven in de bevestiging van deelname of op de website https://vcw.nivon.nl. Bij annulering tot acht (8) weken voor aanvang zijn de annuleringskosten gelijk aan het bedrag van de aanbetaling (15% van het totaalbedrag) mits de betaling van het hele bedrag is gedaan.

Bij annulering binnen acht (8) weken voor de aanvangsdatum van de door de deelneemster geplande VCW week, is het annuleringsbedrag gelijk aan het totaalbedrag.

Voor de deelneemsters die zich niet per e-mail hebben aangemeld, zoals is beschreven bij de Aanmeldprocedure op blz 1 van dit document, en zich willen afmelden gelden identieke termijnen. Hierbij is de datum van ontvangst van de afmelding bij de organisatie bepalend.

Een eventueel tegelijk danwel afzonderlijk afgesloten lidmaatschap van het Nivon blijft onverminderd gelden.

Wij raden de deelneemsters dringend aan om een annuleringsverzekering af te sluiten omdat de VCW slechts bij hoge uitzondering coulance kan betrachten bij het in rekening brengen van de annuleringskosten.

Annulering door VCW

Door onvoorziene omstandigheden en buiten de schuld van de organisatie van de VCW (als bijvoorbeeld bij Corona) kan de organisatie genoodzaakt zijn de geplande midweken af te lasten. In dat geval vindt overleg met de penningmeester van het CB over de financiële verplichtingen die de organisatie van de VCW is aangegaan en zal de organisatie haar uiterste best doen om de betaalde gelden aan de deelneemsters terug te storten.

Wanneer vrouwen belangstelling hebben voor de VCW, zich hebben aangemeld en ook daadwerkelijk zijn geplaatst gelden enige huishoudelijke afspraken voor alle deelneemsters.

Zelfredzaamheid
Deelneemsters aan de VCW zijn geheel zelfredzaam.

Kamers delen
Tijdens de VCW gaan we uit van 2 personen per kamer. De kamerindeling wordt door de organisatie gemaakt. Deelneemsters kunnen hun voorkeur voor een kamergenoot kenbaar maken. Daar proberen we zoveel mogelijk rekening mee te houden.

Maaltijden
Tijdens de VCW serveren wij uitsluitend vegetarische maaltijden. Indien de deelneemsters een dieet nodig hebben proberen we daar, in overleg met de kooksters, en in voorkomende situaties aan te voldoen.

Dit dieet dient u bij aanmelding te vermelden. Voorafgaand aan de week ontvangt u bericht of wij het verzoek hebben kunnen honoreren.

Corvee
Van alle deelneemsters aan de VCW wordt verwacht dat zij gedurende de week enige corvee-werkzaamheden verrichten voorafgaand en na afloop van de maaltijden.

Gebruik van foto materiaal
Tijdens de VCW worden veel foto’s gemaakt. Indien deelneemsters er bezwaar tegen hebben om gefotografeerd te worden kunnen zij dat bij de organisatie kenbaar maken.

Calamiteiten
Bij calamiteiten en onverwachte wijzigingen in het programma gaat de organisatie van de VCW in gesprek met de deelneemsters en probeert een goede oplossing te vinden.

Klachtenprocedure

Indien een deelneemster niet tevreden is over de gang van zaken dan meldt zij dat tijdens de week aan de organisatie van de VCW. Samen proberen ze dan tot een oplossing te komen. Komt het niet tot een, voor de deelneemster bevredigende oplossing, dan kan zij, via een e-mail of brief, contact opnemen met de klachtencoördinator van het Centraal Bestuur of met het bestuur van Nivon. De klachtencoördinator neemt dan contact met haar op.

Het adres is: klachten@nivon.nl of

Natuurvrienden, tav.klachtenafhandeling

Plantage Middenlaan 2F,

1018 DD Amsterdam.

27 mei 2025
Werkgroep Nivon Vrouwen CursusWeken
Contact: Info@nivon.vcw.nl